Makale

Bir Yeşilkuşak adayının proje hikayesi

İhsan Eren – Schneider Electric

Bu projenin benim için en önemli tarafı 6 sigma yeşil kuşak eğitimi esnasında başladığım ilk proje olması. Yani 6 sigmayı öğrenirken bir yanda projeye başladım, diğer yanda ekipte bulunan arkadaşlara 6 sigma metodolojisi ve araçları hakkında bilgi vermeye çalıştım.
Proje konusu, Schneider Elektrik Kemalpaşa fabrikada ithalat işlemleri için oluşturulan ithalat dosya sayısının azaltılması. Hedefimiz yıllık 1800 dosyadan 1400 dosyaya düşerek gümrük işlemleri için ödeyeceğimiz tutarı ve dosya kapanış işlemleri için gereken toplam süreyi azaltmak.
DEFINE (Tanımla) aşamasında ilk olarak project charter'ı (proje beyanı) oluşturduk. Charter'da proje ekibi, 6 sigma DMAIC adımlarının başlama ve bitiş zamanları, proje hedefleri, projenin gerçek ve potansiyel kazançları gibi konuları belirledik. Yine bu aşamada project schedule (proje takvimi), SIPOC (tedarikçi-girdi-süreç-çıktı-müşteri), VOC (müşterinin sesi) ve process flow (süreç akışı) hazırladık. Proje takviminde DMAIC adımlarının yanında, 6 sigma eğitimlerinin, ekip toplantılarının ve coaching'lerin (danışmanlık) zaman planlamasını da oluşturduk.
MEASURE (Ölçüm) aşamasında daha çok üretim konulu projeler için kullanılan FMEA, Sampling (örnekleme), ve process capability (süreç yeterliliği) araçlarını kullanmadık. Ekiple birlikte tartışarak ve ardından görüş birliği sağlayarak oluşturduğumuz Prioritisation matrix'de (önceliklendirme matrisi) en yüksek puanı alan girdilerimizi ve hedeflerle ilintili çıktılarımızı Data collection plan (veri toplama planı) içine dahil ettik. Süreç tamamen SAP sistemimiz üzerinde çalıştığı için, önceden de kullanılan bir raporun formatını değiştirerek planladığımız değişkenlerin birçoğunu tek raporda izleme imkanımız oldu. Bu verileri yansanayi, ciro, dosyakalem sayısı, vb. gibi değişik stratification (alt gruplama) faktörleri ile gruplayarak bu faktörlerin dosya sayısına etkilerini araştırdık. Yine bu aşamada time plot (zaman grafiği) ve control chart'larla (kontrol grafiği) dosya sayısındaki değişimi her ay takip ederek, varsa, özel sebebleri kısa zaman içinde incelemeyi ve onlara müdahele etmeyi planladık.
ANALYSE (Analiz) aşamasına geçerken ithalat dosya sayısının %33'ünün 150 yan sanayiden 3'ü tarafından oluşturulduğunu görerek bu 3 firma üzerine yoğunlaştık. Bu firmalar için detaylı süreç akışları çizdik ve süreç akışında her adımın ortalama süresini ve standart sapmasını hesapladık. Süreç akışını yaparken amacımız ileride yapmayı planladığımız bir takım düzenlemelerin süreci olumsuz yönde etkilememesini garanti altına almak idi. Yine bu akışları haftanın günlerine göre inceleyip süreç içinde bazı durumlarda yaşanan kayıpları ortaya çıkartarak birtakım iyileştirme fırsatlarını görüntüledik.
IMPROVE (Uygula) aşamasında birbirini takip eden 5 farklı öneri oluşturup bunların uygulanması durumunda oluşacak olası kazançları ve sıkıntıları inceledik. Bu beş öneri içinde gerçekleşmesi en kolay olan öneriyi ekibin tamamının katıldığı bir toplantıda kabul ederek uygulamaya başladık.
Uygulama kısaca şöyle oldu. Aynı gün gümrüğe gelen aynı firmaya ait farklı dosyaların birleştirilmesinde gümrük mevzuatına ve muhasebe işleyişimize aykırı bir durumun olmadığını belirledik. Bu birleştirmenin ayrıca iş yükü yaratmaması için SAP sistemi üzerinde, dosyaları birleştiren bir program yazıldı. Bu programı kullanan arkadaşlar, ithalat bölümünde çalışan ve aynı zamanda 6 sigma ekibinde de bulunan kişiler olduğu için programın devreye alınması çok kısa bir sürede gerçekleşti.
Sadece bir önerinin uygulanması ile bile hedefimizin %50'sine ulaştık. Yani dosya sayısını yıllık 400 adet azaltmayı hedeflerken yaptığımız bu uygulama ile 200 dosya azalttık. Projemiz devam ettiği için diğer önerilerin sonuçlarını burada henüz belirtemiyorum.
Bu projeden öğrendiğim pekçok şey var, ancak iki tanesini özellikle vurgulamak istiyorum. Birincisi, teori ağırlıklı bir eğitim olan yeşil kuşak eğitiminin bir proje yapmadan tam anlamıyla özümsenemeyeceği. Bir takım 6 sigma araçlarını ancak uygulama yaparak öğrenebiliyoruz. İkinci konu, projenin başarısı için, her proje çalışmasında olduğu gibi, ekip üyelerinin mümkün olduğunca projeye katılımını sağlamak. 6 sigma gibi bir konuda bu katılımı sağlayabilmek için ekip arkadaşlarımızı mümkün mertebe kullandığımız araçlar hakkında bilgilendirmek gerekiyor. Bu bilgilendirmeyi yapmadan ilerlemeye çalışırsak bir noktadan sonra projeden kopmalar gerçekleşebiliyor.
6 sigma projelerinin başarısı, araçların doğru yerde kullanılmasının yanında; takım çalışması, iletişim gibi proje yönetiminin temel unsurlarını da doğru uygulayabilmekten geçiyor.

(Makalenin tamamını görselleri ile beraber basılı nüshada bulabilirsiniz.)