Altı Sigma Forum Dergisi / 16. Sayı / 2010 / Söyleşi

Yalın Altı Sigma, zorlukları aşmak için çok değerli bir araç

Röportaj: Suat ÖZYİĞİT (Yaşar Holding - Yaşar Birleşik Pazarlama Genel Müdürü)

Yaşar Holding Gıda ve İçecek Grubunda Yalın Altı Sigma uygulamaları nasıl ve ne zaman başladı?
Gıda ve İçecek Grubunda Altı Sigma uygulamaları  2008 yılı Mayıs ayında başladı. Temel hedefimiz iş verimliliklerimizi arttırmak ve bunu yaparken “ölçemediğimiz süreci iyileştiremeyiz” prensibini mavi yaka dahil olmak üzere tüm çalışanlarımıza benimsetmekti.
Planımız bir proje ofisi oluşturmak ve şirket stratejileri ile uyumlu olan proje önerilerini önceliklendirerek altı sigma disiplini ile çalışmaktı. Bu amaçla şirketlerimizde görev yapmakta olan 10 arkadaşımızı tam zamanlı kara kuşak olarak çalışmak üzere görevlerinden alarak eğitimlerini başlattık. Tabii diğer yandan direktörlük ve genel müdürlük seviyesinde de Altı Sigma proje yönetim anlaşıyını tanıtmak ve sisteme gerekli desteği sağlamak üzere bilgi paylaşımlarını ve executive workshop çalışmalarını yürüttük. 

Yalın Altı Sigma uygulamalarında 2. yılınızı tamamladınız. Nasıl bir yayılım tasarımı ile bu süreçte yolunuza devam ettiniz?
İlk dalga için 10 kara kuşak projesi ile başladığımız uygulamalara, ikinci dalgada 10 yeşil kuşak arkadaşımızı dahil ettik. 3. dalgada ise yolumuza 25 yeni yeşil kuşak adayı, 5 yeni kara kuşak adayı ve 3 tam zamanlı uzman kara kuşak ile devam ediyoruz. Projelerini başarı ile tamamlayan tecrübeli kara kuşak arkadaşlarımızı ise organizasyonumuzda yetkinliklerine göre uygun olan noktalarda değerlendirdik.
Yayılımda yeşil kuşak sayımızı arttırmaktaki amacımız, departmanlarımızda Altı Sigma proje yönetim anlayışının yaygınlaşmasını sağlamak ve iş ünitelerinde mavi yakalı çalışanlarımıza kadar analitik düşünme seviyesini, analiz-yorum anlayışını geliştirmekti. 

Yalın Altı Sigma proje yönetimi iş stratejilerinizin hangi bölümünde konumlanmış durumda?
Şirketlerimizin her kadame yöneticilerinden gelen proje önerilerini stratejilerimize uygunluk, fonksiyonel karmaşıklık, finansal getiri gibi kriterlere göre seviyelendirip, kuşak sahibi olan yada yeni kuşak adayı çalışanlarımızı projelere atıyoruz. Aylık yürütme kurulu ve tollgate toplantıları ile yakından izliyor ve değerlendiriyoruz.
Bizde mevcut olduğu gibi matriks organizasyon içeren şirketlerde, projeler birbirleri ile bağlantılı, ya da bir projenin konusu diğerinin müşterisi şeklinde olabiliyor. Böyle durumlarda koordinasyon ve eşgüdüm çok önemli.
Kara Kuşak ve Yeşil Kuşak arkadaşlarımız, proje liderleri olarak bir çok noktada daha ilk seviyede bu ilişkileri yönetmeye, gerekli müdehaleleri yaparak orta ve üst yönetim seviyesi ile paylaşmaya başladılar. Bizlere de ihtiyaç duyulan  idari destekleri sağlayarak doğru iş sonuçlarının elde edilmesini sağlamak kaldı. 
Sistem giderek kendi kendini uyaran, daha analitik düşünen bir şekle dönüşmekte. Hatta raporların, sunum formatlarının bile değiştiğini, geliştiğini gözlemliyoruz.

Çalışanlarınızın Yalın Altı Sigma'ya yaklaşımları nasıl oldu? Yeni bir metodoloji uygulanmasına karşı tepki oluştumu?
Yaşar Holding Gıda ve İçecek Grubu’nun çok eski yıllardan beri toplam kalite uygulamaları, kalite çemberleri, kendini yöneten takımlar gibi tecrübelere sahip olması nedeni ile çalışmaların ilerleyen aşamalarında problem yaşamadık. Ancak ilk dalga başlarında kara kuşak projelerinin büyüklüğü, karmaşıklığı, çalışmalar sırasındaki detayların ortaya çıkması ile birlikte, bizler sisteme farkı yaratanların kişiler değil, YALIN ALTI SİGMA ARAÇLARI’nın kullanımı olduğu mesajını verdik.
Tabii ki yönetim olarak yürütme kurulunun tam desteği ve inancı şirketlerimizin her noktasında hissedilmek zorundaydı. Her dönem sonunda projelerimizi yönetim kurulumuz, grup başkanımız ile toplantılarımızda sunduk ve şirketin tamamına  duyurmaya çalıştık. Kararlı destek ve gerekli noktalardaki paylaşımlar ile çalışmaları sürdürdük.
Şu anda başladığımız noktadan çok ileride, projelerden ortak paydada herkes için fayda sağlayarak yolumuza devam ediyoruz. 

Yapılan uygulamarın kapsamı hakkında bilgi verebilirmisiniz?  
İş verimliliklerimizi daha da arttırmak için operasyonel iyileştirmeler, süreç optimizasyonları, süreçlerin yeniden dizayn edildiği, değişkenlik azaltma hedefli projelerin tümünü Altı Sigma kapsamında değerlendirerek önceliklerimizi belirliyoruz. Üretim, lojistik, satış, halka ilişkiler, insan kaynakları, kalite süreçlerinde yalın Altı Sigma projeleri yürütmekteyiz.
Geçmiş dönemde tamamlanmış projelerimizden örnek vermek gerekirse, sipariş karşılama oranlarının arttırılması, çiğ süt mikrobiyolojisinin üretim verimliliğine etkisi, yeni personel işe alım sürecinin optimizasyonu, çiğ süt taşıma yoğunluğunun arttırılması, fabrikalarımızda elektrik tüketim maliyetlerinin iyileştirilmesi, müşteri memnuniyetinin arttırılması, hatta bayilerimizin de stok yönetim projeleri üzerinde çalıştık. İş ünitelerimizde farklı lokasyonlarda kaizen çalışmaları gerçekleştirdik. Yalın iş yapma felsefesinin maliyet azaltma ve verimi arttırma gibi çıktılarını net olarak gözlemledik.

Çalışanlarınız, süreçleriniz, müşterileriniz ve finansal göstergeleriniz açısından ne gibi faydalar sağlandı? 
Altı Sigma metodolojisi ile işleri ele alan insanların sayısı arttı, iş çıktılarını net gerçekleşmeler ile görüşüyoruz, aynı zamanda yönetim de beklentilerini istatistiksel terimler, net hedefler ve tam destek ile ortaya koymaktadır. Müşteri ilişkileri sürecimizi de Altı Sigma kapsamında ele aldık, gözden geçirerek iyileştirmeler sağladık. Bugüne kadar net sağlanan fayda 14.000.000 TL civarında. Yeşil Kuşak ve Kara Kuşak çalışanlarımızın organizasyonda görevlerine döndüklerinde sürekli iyileşme kapsamında öğrendiklerini uygulamaları ile finansal getirilerimizin daha da büyük rakamlarda gerçekleştiğini düşünüyorum.

Yalın Altı Sigma’nın Yaşar Holding Gıda ve İçecek Grubu yayılım şampiyonu olarak Altı Sigma'nın şirketinize sağladığı en büyük faydayı nasıl ifade edersiniz? 
Bütün olarak baktığımızda, günümüzün sürekli değişim gösteren müşteri beklentilerine cevap verebilecek esnekliğe sahip olmak ve zorlu rekabet şartlarında işimizi iyi yönetmek için hedeflerimizi belirlemeli, kabiliyetlerimizi, zaafiyetlerimizi iyi bilmeliyiz. Somut ve detaylandırılmış çalışmalar ile hep birlikte yol almalıyız. Yalın Altı Sigma bu zorunluluklarımızı aşmak için elimizdeki çok değerli bir araç. 

Teşekkür ederiz....